GUÍA DE ASISTENCIA A REUNIONES CON COLECTIVOS O ASOCIACIONES

Cómo organizar una reunión política efectiva

Diferentes estudios han demostrado que muchas de las reuniones que tenemos hoy en día son menos productivas y eficaces de lo que deberían.

Cuantas veces entras a una reunión política que se alarga durante horas y, cuando sales has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes.

Además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar con un colectivo.

Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión. Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo.

Está guía pretende a través de una serie de tips o consejos ayudarte a mejorar y comunicarte de manera más exitosa en este tipo de encuentros.

LAS 12 CLAVES PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN POLÍTICA EFECTIVA: 

Presentación

• Preséntate tu y todos los que te acompañan. Piensa que es muy probable que no te conozcan ni a ti, ni a tus compañeros.
• Se breve aquí, en un párrafo, en el primer minuto di quién eres, que haces y que puedes aportar a quiénes te escuchan.
• Saluda uno a uno y a todos los participantes, menciona su nombre en el saludo inicial.

Organización

• Diseña un planning de la reunión y comunícalo.
• Elabora un plan con los diferentes puntos y cuáles son los objetivos del encuentro.
• Explica cómo irá la reunión y envíasela con anterioridad a todos los participantes de esta: lugar dónde se va a celebrar, la duración, los participantes.
• Asimismo, comunica los objetivos de la reunión de forma clara y concisa y los temas que se tratarán.

Convocatoria

• Convoca solo a las personas necesarias. Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas.
• Recuerda que la gente compra gente, si no participas es mejor no asistir.
• El factor del éxito de una reunión está determinado por la calidad de la planificación previa y la capacidad de comunicación de los interlocutores.
• El número máximo de personas que deberían participar en una reunión no está establecido de manera exacta en ningún manual.
• No se trata de cuántas personas deberían asistir, sino de quiénes y por qué.
• Si se trata simplemente de estar informado de la reunión, el documento o sumario que la resume es más que suficiente.
• Piensa que a veces acudimos a estos encuentros en calidad de gobierno o desde la oposición al mismo.
• La organización puede ser la misma para ambos casos, pero si que la oferta que podamos hacer puede ser diferente.

Viabilidad

• Valora el interés de la reunión. ¿es realmente necesaria?.
• Lo que tienes que comunicar o aportar en ese encuentro, ¿podría comunicarse o resolverse por otro medio más rápido y que no implique a varias personas dejando sus tareas durante una hora?.
• Además, ahora estamos en tiempos de pandemia, evita reuniones innecesarias.
• Muchísimas reuniones podrían evitarse ya que se convocan sin un objetivo claros.

Tiempo

• Es habitual que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido con anterioridad.
• A la hora de organizar una reunión política lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora.
• Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación.
• A partir de ahí y sobre todo al ir finalizando el día, se pierde mucha capacidad de atención y de asumir contenidos.
• Sí has previsto una reunión de 30 minutos al organizar una reunión política, respeta los tiempos.
• Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.

Guión

• ¿Cuál es el orden a seguir cuando vas a organizar una reunión política?
• En la nueva comunicación política llevar una lista de temas previamente informados da seguridad, formalidad y seriedad ante quienes nos ofrecen su tiempo.
• También ayuda a que esa lista de puntos a tratar pueda servirnos de guía para cumplimentar y anotar inquietudes o necesidades que puedan ir tratándose o sucediendo.
• Puedes utilizar un soporte en formato papel o en formato digital, Tablet, Smartphone o similar.
• Se breve, todo aquello que puedas decir en tres palabras mejor que decirlo en dieciocho.

Imagen

• Esta guía está enfocada a organizar una reunión política efectiva y a encuentros de representación política, es decir para cargos públicos o integrantes de marcas políticas.
• Es por lo que debemos cuidar al máximo nuestra imagen personal política, nuestra forma en que nos expresamos, nos vestimos.
• En muchos casos representamos a miles de personas que en su momento nos dieron su confianza en las urnas.
• ¿Cómo me debo de vestir? Analiza y piensa en el contexto donde se va a formalizar el encuentro.
• Viste de manera que te sientas cómodo o cómoda, pero de tal forma en que te gustaría que te recordaran una vez no estés presente.
• Utiliza prendas que transmitan quien eres incluso cuando ya no estés en la reunión.
• Intenta no combinar más de tres colores entre tu ropa, si tienes que sobre pasar este número que sea con los complementos.
• Se respetuoso en este apartado, piensa que muchas veces vas de invitado o invitada a estas convocatorias y la imagen y el aseo personal dicen mucho de ti.

Iniciativa

• Si te reúnes, aporta. La gente espera a gente que le aporte soluciones, les transmita confianza y credibilidad.
• Lo esperan, lo imaginan y sobre todo lo valoran.
• Por eso es muy importante llevar tus temas preparados y con conocimiento sobre las temáticas a tratar.
• Es preferible no asistir que dar la sensación de indiferencia o no saber.
• A cambio si tienes que discrepar, hazlo con respeto. Es importante cuidar el lenguaje no verbal, lo dice todo de ti.
• Si no se está en absoluto de acuerdo con lo que está diciendo la otra persona que habla, es comprensible que en algún momento puedas mover la cabeza en señal de disgusto o entornar los ojos o fruncir los labios.

Escucha

• Pon todos tus sentidos en lo que comunica la otra parte. Uno de los grandes problemas y malentendidos al organizar una reunión política provienen de no prestar atención durante la reunión.
• Repite aquello que te han indicado como importante, da muestra de que has mostrado interés en lo que te han dicho o te han mostrado.

Respeto

• Cuando participas de una reunión, formación, o cualquier otro tipo de encuentros, aparta el móvil.
• Si hablas dirige tu mirada a quien te está escuchando y viceversa.
• Una propuesta puede ser maravillosa, si no se comunica de verdad, no tendrá valor alguno.
• Se puntual, decía Wes Fessler «Es difícil mostrarte confiable cuando la gente tiene que esperarte.»

Seguimiento y Control

• Es imprescindible hacer un seguimiento y dar respuesta a las inquietudes de los colectivos o asociaciones, es fundamental.
• Has tenido un encuentro, has anotado diferentes tareas, apartados o peticiones, ahora toca dar respuesta.
• No siempre serán las esperadas, pero son respuestas y a la ciudadanía le encanta verse correspondida. Envía cuanto antes un sumario de la reunión a todos los asistentes.

Finalización

• Si vas a organizar una reunión política deja siempre un tiempo al final para que los participantes puedan hacer sus comentarios, sugerencias y otras aportaciones.
• Tienes que sintetizar lo comentado y argumentado durante la reunión, resume y repite aquello más relevante e importante.
• Por último, agradece siempre la participación de los asistentes a la convocatoria o reunión.
• Sería ideal enviar la siguiente convocatoria y dejar programado en la agenda el próximo encuentro si lo hubiere.